La Ley de Protección de Datos y las Comunidades de Vecinos
26
abril, 2020
Desde el pasado 25 de mayo de 2018, en España, entro en vigor el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), de carácter comunitario, y más tarde la norma estatal, la Ley 3/2018, de 6 de diciembre de 2018, de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales, que la adaptaba la normativa comunitaria, que tiene como finalidad proteger la intimidad, privacidad e integridad de las personas, en cumplimiento con el artículo 18.4 de la Constitución Española, derogando la Ley 15/1999, de 13 de diciembre.
La cuestión principal objeto de análisis sobre esta materia en relación a las Comunidades de Propietarios, es ¿Deben las Comunidades de Propietarios adaptarse al nuevo Reglamento General de Protección datos?
Por supuesto, el nuevo Reglamento, es de obligado cumplimiento para todos los países que integran la Unión Europea, en este caso España, sin necesidad de transposición, que se ha visto complementado por la, normativa de protección de datos 3/2018.
Las Comunidades de Propietarios, recogen, modifican, organizan, almacenan y gestionan datos de carácter personal de diferentes colectivos como son: empleados, proveedores, propietarios o terceras personas que acceden al edificio, por ejemplo: si tienen instaladas cámaras de videovigilancia.
Por esta razón todos estos datos, con los que la Comunidad de Propietarios opera habitualmente, así como con los nombres de los comuneros, documentos de identificación, números de teléfonos, direcciones, correos electrónicos, cuentas bancarias, entre otros muchos siempre y cuando no resulten su disposición excesivos deben estar recogidos en un registro de las actividades del tratamiento de acuerdo con el artículo 30.5 del Reglamento, siendo responsable de su tratamiento la Comunidad de Propietarios, mediante la representación de su Presidente, en caso de que tenga la Comunidad contratada los servicios de administración de fincas, será la Administradora, la encargada del tratamiento.
«La comunidad de propietarios será la responsable del tratamiento, mientras que el administrador de fincas va a ser el encargado del tratamiento, por medio de un contrato.«
¿Qué debe constar en el Registro de las actividades del tratamiento?
Datos de la persona responsable y en su caso del encargado y delegado de protección de datos, en caso de las Comunidades de Propietarios, no es necesario la figura del delegado de protección de datos de conformidad con el artículo 37 RGPD.
Las finalidades de su utilización según las indicaciones que el responsable le ha otorgado.
La prohibición de comunicación de dichos datos a otras personas. En caso de dichos datos sean usados para otras finalidades que las autorizadas o sean cedidos a terceros, el encargado será sancionado y considerado como responsable.
Descripción de las categorías de interesados y de las categorías de datos personales.
Las medidas de seguridad que se van a adoptar por el encargado para proteger los datos sujetos a tratamiento.
Por lo tanto, habrá que confeccionar un documento jurídico que vincule a la comunidad de propietario y al administrador de fincas, a nivel de protección de datos, es decir un contrato de acceso a los datos escrito y en formato digital, que recoja el deber de información, secreto, calidad de datos, conversación y registro de la actividad de tratamiento, con la finalidad única de asesorar a la comunidad, de acuerdo al artículo 28 de la RGPD.
Así como el registro de la actividad de tratamiento incorporando el contenido completo de todas aquellas actividades relacionadas con el tratamiento de datos y las obligaciones impuestas por la normativa anteriormente mencionada.
Estas son las principales obligaciones que se desprenden de la normativa de protección de datos para las Comunidades de Propietarios y que afecta a los Administradores de Fincas, los cuales, asesoramos a las Comunidades para el cumplimiento de los dispuesto en la ley y facilitamos toda la información que sea necesaria relativa a la actividad.
«La obligación de inscribir los ficheros ha desaparecido con la entrada en vigor del RGPD el 25 de mayo de 2018, remplazándose dicha actividad con el registro de actividades del tratamiento.»
Tampoco existe la obligación para las Comunidades de Propietarios, de realizar un análisis de riesgos a los tratamientos de datos personales, dado que la Agencia Española de Protección de Datos, entiende que el tratamiento de datos realizados supone el mínimo riesgo, y por tanto no sería necesario, sin embargo, si tendrán que aplicarse las medidas de seguridad que garanticen el cumplimiento normativo.
Preguntas relacionadas con esta materia, son las que suscitan a muchos interesados, que versan sobre los propietarios morosos, entidades financieras o instalación de cámaras de vigilancia.
¿Se vulnera la normativa de protección de datos entregar el acta a entidades financieras?
En estos casos, lo recomendable es que el Administrador de fincas, emita un certificado de la renovación de cargos, con el fin de no mostrar el contenido íntegro del acta a terceros debido a que podría vulnerar, por ejemplo, el principio de proporcionalidad recogido en el RGPD.
¿La notificación en el tablón de anuncios de los deudores, puede contener datos personales?
Respecto a esta pregunta, la notificación al propietario deudor por medio del tablón de anuncios no se encuentra amparada por la normativa de protección de datos. Sin embargo, la Ley de Propiedad Horizontal, en su artículo 9, permite la notificación de la identidad de los propietarios que no se encuentra al corriente de pago de sus cuotas, incorporando los datos a la convocatoria de la Junta, cumpliendo con el acuerdo expreso adoptado en la Junta, no vulneraría la normativa sobre protección de datos.
¿Qué ocurre con las cámaras de vigilancia?
El RGPD, no establece mención expresa alguna, por lo que se debe seguir las previsiones dadas por la AEPD, que son: necesidad de acuerdo de junta, la recomendación de que en dicho acuerdo conste las características del sistema a instalar, información sobre la instalación y la dirección donde podrán dirigirse en caso de solicitar los derechos, para más información os remitimos a nuestro post sobre esta materia donde podréis encontrar respuesta a esta cuestión.
De forma general, estos son los puntos clave a tener en cuenta para las comunidades de propietarios, esperamos haberte ayudado, si bien si quieres ampliar la información y tienes más consultas que quieras resolver, te ofreceremos asesoramiento especializado, preguntanos.
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Hola, me gustaría saber si los administradores deben cobrar a las comunidades por la gestión de protección de datos y en caso afirmativo, si tienen que ser los administradores o las empresas que se encargan de dicha gestión. Gracias por su respuesta
buenas tardes
Mi adminstrador me esta obligando a tener que firmar un documento que cuesta 60 euros creo al año para lo de la proteccion de datos.
es esto correcto,
que obligaciones tenemos los vecinos de la comunidad y cual es la función en este caso de administrador.
gracias
Buenas tardes, en primer lugar muchas gracias por escribirnos. La protección de datos, es de obligado cumplimiento para las Comunidad, en estos casos el primer año suele ser el Alta, donde hay que realizar varios ficheros y documentos para cumplir con todo lo relativo a esta materia, cuyo precio podría ser. En caso de que sea mantenimiento, suele ser mucho inferior.
Por otro lado, en relación a las obligaciones que tiene la comunidad, es la responsable del fichero por lo que en caso alguna irregularidad o si no existiera, sería quien estaría incumpliendo el mismo. Por otro lado, el administrador, tiene la obligación de conservarlo y tenerlo actualizado. Cada año.
Buenas noches
El administrador de mi comunidad nos carga un importe de 60€ por inquilino anualmente en concepto de Protección de Datos.
Mi pregunta es: ¿si los datos que gestiona el administrador son de bajo riesgo, tal como el numero de cuenta de los inquilinos, nombre y apellidos de los mismos, por que tenemos que renovar todos los años la Protección de Datos?.
Tengo entendido que la RGPD no contempla que sea obligatorio para datos de bajo riesgo.
Un cordial saludo