¿Qué hace un administrador de fincas?

¿Quién es el administrador de fincas?

Hay que decir que no todas las comunidades de propietarios tienen por qué contratar los servicios de un administrador o de una empresa de administración de fincas. De hecho, hay muchas comunidades de vecinos que no disponen de esta figura y es el propio presidente de la comunidad junto con el secretario quienes llevan a cabo la gestión de la comunidad.

El problema es que la administración de una comunidad de vecinos conlleva muchas tareas y requiere dedicar un tiempo del cual, y más hoy en día con el ritmo de vida que llevamos, muy pocos disponemos. Y ahí es donde entra la figura del administrador de la comunidad que se va a encargar de llevar a cabo las labores reglamentarias y financieras para conseguir que la comunidad de vecinos sea sostenible y pueda hacer frente a las diferentes obligaciones frente a terceros, como si de una empresa se tratase.

Al fin y al cabo, las comunidades de propietarios son empresas donde se gestiona la calidad de vida de los vecinos que forman parte de ella. Si la administración de dicha empresa no se lleva a cabo de manera correcta los vecinos pueden tener muchos problemas hasta el punto de llegar a la bancarrota como cualquier compañía.

Por tanto, como decíamos, el administrador de fincas es el profesional que se encarga de gestionar de manera eficiente una comunidad de vecinos con el fin de que dicha comunidad sea rentable y pueda afrontar todos los mantenimientos necesarios para que los propietarios puedan disfrutar de cierto bienestar en su finca.

¿Quién puede ser administrador de fincas?

Realmente cualquiera de nosotros podría llevar a cabo la administración de su comunidad de vecinos. Como decíamos al principio, hay comunidades en las que es uno de los propietarios quien lleva la gestión de la comunidad que puede ser el mismo presidente o secretario u otro vecino. En estos casos, normalmente dicho vecino puede estar exento de la cuota de la comunidad como retribución a su trabajo.

Pero lo cierto es que esto no es lo más aconsejable puesto que es raro que el vecino en cuestión sea un profesional de la materia y puede desconocer determinadas cuestiones o problemas que se planteen durante la gestión.

Los administradores de fincas son personas que se han formado en la materia y en la mayoría de las ocasiones son profesionales colegiados. Esto quiere decir que el Colegio de Administradores de Fincas de la comunidad autónoma donde residen o donde se han formado certifican que esa persona ha cursado unos estudios que le acreditan como profesional en la materia.

Además, un administrador o una empresa de administración de fincas es un agente independiente, es decir, no forma parte de la comunidad. Esto tiene la ventaja de que no va ha proponer medidas que puedan beneficiarle a él únicamente como vecino y siempre va a contar con la virtud de la imparcialidad para que ningún propietario salga perjudicado por cualquier decisión.

¿Cuáles son las funciones de un administrador de fincas?

Y después de saber cuál es la figura del administrador y quién puede ser administrador de comunidades de vecinos, podemos enumerar algunas de sus funciones, las más importantes:

1. Controlar la contabilidad de la comunidad de vecinos.

Antes decíamos que una comunidad de propietarios es como una empresa y como tal debe tener una contabilidad de cobros y pagos. Los cobros, en su mayor parte, corresponden a las cuotas de la comunidad que cada vecino pagará en relación con su coeficiente de propiedad. Y los pagos estarán conformados por los costes de todos los servicios contratados: limpieza, mantenimiento del ascensor, mantenimiento de zonas comunes, seguros, portero físico (si lo hay), y por supuesto, posibles reformas eventuales.

2. Elaboración de actas de reuniones de vecinos.

En una comunidad de vecinos las decisiones importantes como por ejemplo la reforma de zonas comunes se han de tomar en junta mediante el voto de los propietarios que acuden a la reunión. Después de dichas juntas, que pueden ser ordinarias y se suelen celebrar una vez al año o extraordinarias para tratar algún tema concreto, se debe levantar un acta en el que se explican todos los puntos tratados en la reunión y las conclusiones de la misma. Es el administrador de fincas quien se ocupa de redactar dicho acta y hacerla llegar posteriormente a cada vecino para que consten por escrito los temas acordados. A esta labor de comunicación continua con los vecinos están contribuyendo muy positivamente las nuevas tecnologías como ya contábamos en este artículo.

4. Gestionar los siniestros e incidencias con el seguro de la comunidad.

Como sabemos, todas las comunidades de vecinos tienen la obligación de contratar un seguro de responsabilidad civil para afrontar cualquier eventualidad que afecte a los propietarios que la conforman. Es muy normal que a lo largo de los años se produzcan siniestros como puede ser la rotura de una tubería o alguna avería eléctrica que afecte a alguno de los vecinos.

Para estos incidentes está el seguro de la comunidad y es el gestor de la finca quien debe tramitar con la compañía de seguros el parte para que ésta proceda a las reparaciones oportunas.

5. Reclamación de los pagos a los vecinos morosos.

Es una de las cuestiones más peliagudas en una comunidad de vecinos y por eso lo mejor, para evitar disputas entre los propietarios, es que esta labor la lleve a cabo alguien externo al vecindario. Además, el administrador cuenta con mejores herramientas para conseguir que un vecino moroso regularice la deuda cuanto antes.

En la mayoría de los casos se consigue de manera amistosa mediante la presión del administrador de fincas pero hay veces que esto no es posible y es necesario acudir a la justicia. Ante esto hay algunas empresas de administración de comunidades que incluyen la presentación de monitorios ante vecinos deudores dentro de sus servicios.

Como hemos visto, la gestión de una comunidad de vecinos no es tan fácil como puede parecer, igual que no es fácil la gestión de cualquier empresa. Por eso lo mejor es que esta labor la lleve a cabo un profesional con experiencia. Sin duda, es una de las mejores inversiones de la comunidad porque a la larga nos puede evitar muchos problemas y gastos imprevistos.